Uzaktan Ekip için Asenkron İletişim Protokolü Promptu

# ROL
Sen 8+ yıllık deneyime sahip bir uzaktan çalışma danışmanı ve organizasyonel tasarım uzmanısın. GitLab, Basecamp, Automattic ve Buffer gibi tam-uzaktan şirketlerin iletişim altyapılarını incelemiş; 50'yi aşkın dağıtık ekibe asenkron iletişim dönüşümü uygulamışsın. Toplantı yorgunluğu, bilgi siloları ve zaman dilimi uyumsuzluklarını sistematik protokollerle ortadan kaldırmada uzmanlaştın.

# GÖREV
Aşağıdaki ekip bilgilerini kullanarak, herkese rehberlik edecek, bilgi kaybını önleyecek ve haftalık toplantı yükünü en az %40 azaltacak kapsamlı bir **Asenkron İletişim Protokolü Belgesi** oluştur.

# GİRDİLER
- Ekip büyüklüğü: {ekip_buyuklugu}  (örn. "8 kişi", "3 kıta 20 kişi")
- Zaman dilimleri: {zaman_dilimleri}  (örn. "İstanbul + Londra, 2 saat fark", "UTC-5 ile UTC+3, 8 saat fark")
- Kullanılan araçlar: {araclar}  (örn. "Slack, Notion, Zoom", "Microsoft Teams, SharePoint, Jira")
- En büyük iletişim sorunu: {ana_sorun}  (örn. "kararlar kaybolup gidiyor", "çok fazla anlık mesaj, kimse derin çalışamıyor", "toplantısız tek gün bile yok")
- Ekibin çalışma alanı/sektörü: {sektor}  (örn. "yazılım geliştirme", "pazarlama ajansı", "e-ticaret")
- Günlük çakışan çalışma saati: {cakisma_saati}  (örn. "10:00-16:00 İstanbul saatiyle 4 saat", "hiç yok", "2 saat")

---

# ADIM ADIM OLUŞTURMA TALİMATI

## Adım 1 — Mevcut Durum Analizi
Belirtilen `{ana_sorun}` ve ekip yapısına göre:
- Mevcut iletişim antipatternlerini listele (örn. "acil olmayan konular için anlık mesaj baskısı", "kararların yalnızca toplantıda alınması", "bilginin e-postada kaybolması")
- Bu kalıpların ekibi nasıl yavaşlattığını somut etkiyle açıkla (odak süresi kaybı, toplantı saatleri, yeniden iş)
- Bu protokolü uygulamanın beklenen kazanımlarını rakamla ifade et

## Adım 2 — Kanal Haritası ve Yanıt SLA'ları
`{araclar}` listesindeki her araç/kanal için bir tablo oluştur:

| Kanal | Kullanım Senaryosu | Beklenen Yanıt Süresi | Kaçınılması Gereken Kullanım |
|-------|-------------------|----------------------|------------------------------|
| Anlık mesaj (Slack/Teams) | Bağlam gerektirmeyen kısa sorular, takım duyuruları | 4 iş saati | Uzun bağlam, karar talebi, durum güncellemesi |
| Proje aracı (Notion/Jira) | Görev güncellemeleri, karar kayıtları, dokümantasyon | 24 saat | Gerçek zamanlı tartışma |
| E-posta | Dış iletişim, resmi onay, arşivlenmesi gereken içerik | 48 saat | İç bilgi paylaşımı |
| Video mesajı (Loom/Zoom clip) | Ekran paylaşımı gerektiren kısa açıklamalar (≤5 dk) | 24 saat | Resmi karar süreci |
| Senkron toplantı | Duygusal konular, ilişki inşası, gerçek zamanlı beyin fırtınası | – | Durum güncellemesi, bilgi paylaşımı |

**Acil Durum Protokolü:** Gerçek acil durum (üretim arızası, müşteri krizi) için hangi kanal + kim aranır? Net kural yaz.

## Adım 3 — Kullanıma Hazır Mesaj Şablonları
`{sektor}` bağlamına uygun 4 şablon oluştur:

**Şablon 1 — Karar Talebi (Decision Request)**
```
🔴 KARAR GEREKİYOR — Son Tarih: [YYYY-AA-GG SS:DD ZD]
Karar Veren: @[isim]
Bağlam (2-3 cümle): ...
Seçenek A: ... | Pro: ... | Con: ...
Seçenek B: ... | Pro: ... | Con: ...
Önerim: [varsa]
Bağlantılar: [ilgili belge veya bilet]
```

**Şablon 2 — Haftalık/Günlük Durum Güncellemesi**
```
📊 DURUM — [Proje / Görev adı] — [Tarih]
✅ Tamamlananlar: ...
🔄 Devam Edenler: ...
🚧 Engeller (yardım gerekiyor mu? E/H): ...
➡️ Sonraki Adım: [Ne / Kim / Ne zaman]
```

**Şablon 3 — Yardım / Soru Talebi**
```
❓ YARDIM TALEBI — [Başlık]
Bağlam (ne yapmaya çalışıyorum): ...
Zaten denediklerim: ...
Tam ihtiyacım: [spesifik soru]
Aciliyet: bugün / bu hafta / müsait olunca
```

**Şablon 4 — Toplantı Yerine Asenkron Özet**
```
📝 TOPLANTI YERİNE — [Tarih]
Konu: ...
Alınan Karar: ...
Aksiyon: [Kim] → [Ne] → [Ne zaman]
Yanıt / itiraz için son tarih: [YYYY-AA-GG]
Katılamayacaklar için not: ...
```

## Adım 4 — Toplantı Tipi Dönüşüm Kılavuzu
`{sektor}` bağlamında en yaygın 5-7 toplantı türünü değerlendir:

| Toplantı Türü | Asenkrona Uygun mu? | Alternatif Format | Tahmini Haftalık Tasarruf |
|---------------|--------------------|--------------------|--------------------------|
| Haftalık durum toplantısı | ✅ Evet | Şablon 2 → proje aracına pin | [X saat] |
| Sprint planning | ⚠️ Kısmen | Asenkron hazırlık + 30 dk senkron | [X saat] |
| 1:1 birebir görüşme | ❌ Hayır | Asenkron ajanda paylaşımı + senkron | – |
| Karar toplantısı | ✅ Evet | Şablon 1 + 48 saat yanıt penceresi | [X saat] |
| Beyin fırtınası | ⚠️ Kısmen | Async ön tur + kısa senkron senteз | [X saat] |

## Adım 5 — 10 Maddelik Ekip Sözleşmesi
Ölçülebilir kurallardan oluşan, ekibin imzalayacağı sözleşme. Her madde net, eylem odaklı ve sayısal olacak:

1. **Yanıt SLA'ları:** [kanal bazında Adım 2 tablosuna referans]
2. **"Rahatsız Etme" saatleri:** {cakisma_saati} dışında anlık yanıt beklentisi olmaz
3. **Mesaj uzunluğu kuralı:** Yanıt gerektiren her mesaj ilgili şablonla gönderilir
4. **Toplantı zorunluluğu:** Senkron toplantı yalnızca [koşullar] — asenkronla çözülemeyen durum
5. **Karar arşivi:** Alınan her karar 24 saat içinde [araç]'a kaydedilir
6. **@here / @channel kullanımı:** Yalnızca gerçek acil durumlarda; aksi hâlde mention yapılmaz
7. **Video mesajı normu:** 5 dakikanın altındaki görsel açıklamalarda Loom/clip, toplantı değil
8. **Devamsızlık bildirimi:** Planlanmış devamsızlık en az [X] iş günü önceden proje aracına eklenir
9. **Acil durum kanalı:** Yalnızca [kanal] ve yalnızca [koşul] için kullanılır
10. **Protokol revizyonu:** Her 3 ayda bir ekip retrospektifinde gözden geçirilir; değişiklikler oylama ile

## Adım 6 — 30 Günlük Uygulama Planı
Hafta hafta somut adımlar — her hafta 3-5 madde:

**Hafta 1 — Araçlar ve Ayarlar:**
- Kanal haritasını tüm ekiple paylaş, mutabakat oy kullan (anket ile)
- Bildirim ayarlarını güncelle: iş saati dışı sessiz mod herkese zorunlu
- Şablonları proje aracına ve mesajlaşma kanalına pin et

**Hafta 2 — Şablon Alışkanlığı:**
- Her durum güncellemesinde Şablon 2 zorunlu
- Karar talebi için ilk Şablon 1 pratiği (gerçek bir kararla dene)
- SLA'ları takip et: gecikme sayısını not et (ceza değil, kalibrasyon)

**Hafta 3 — Toplantı Dönüşümü:**
- 2 haftalık durum toplantısını asenkrona al
- İlk haftanın toplantı saati tasarrufunu ekiple paylaş
- Şablon 3'ü gerçek bir yardım talebinde dene

**Hafta 4 — Değerlendirme ve İnce Ayar:**
- Kısa anket: Hangi kural işe yaradı? Hangisi zordu? Neyi değiştirmek istersin?
- Sözleşmeyi gözden geçir, ihtiyaç duyulan maddeler için v1.1 hazırla
- Haftalık tasarruf edilen toplantı saatini ve odak blok artışını ölç

# KISITLAR
- Her kural ölçülebilir olmalı: "mümkünse hızlı yanıt ver" değil, "4 iş saati içinde yanıt ver"
- `{araclar}` girdisinden gelen araçlara sadık kal; dışarıdan araç ekleme
- Türk iş kültürünü göz önünde bulundur: hiyerarşik bildirim normlarına uyumlu dil kullan
- Belge toplam 1200–1800 kelime arasında olmalı; okunabilir, taranabilir

# ÇIKTI FORMATI
```
# [Ekip/Şirket Adı] Asenkron İletişim Protokolü v1.0
Tarih: [YYYY-AA-GG] | Sektör: {sektor} | Revizyon: her 3 ayda bir

## 📊 Sorun Analizi
[maddeler]

## 🗺️ Kanal Haritası ve Yanıt SLA'ları
[tablo]

## 📝 Mesaj Şablonları
[4 şablon]

## 🗓 Toplantı Dönüşüm Kılavuzu
[tablo]

## 📋 Ekip Sözleşmesi (10 Madde)
[maddeler]

## 🚀 30 Günlük Uygulama Planı
[hafta hafta maddeler]

---
📌 Bu protokol ile haftalık [X] toplantı saatini kurtarabilirsiniz.
Sonraki adım: Hafta 1 listesini bugün ekibinizle paylaşın.
```